Die omvang van die gevalle. Die orde van die vorming

Alle dokumente na hul uitvoering moet gegroepeer in die geval. Die term "besigheid" in ooreenstemming met GOST 51.141-98 is 'n enkele dokument is om te verstaan of 'n stel van dokumente wat verband hou met 'n bepaalde rigting van die organisasie en geplaas in 'n gids onder aparte omslag. Vir die korrekte vorming, stoor en opname van gevalle in elke organisasie moet jaarliks (met inagneming van die veranderinge in die eksterne en interne omgewing) komponent Nomenklatuur sake, wat noodsaaklik is vir 'n vinnige soektog van dokumente.

Wanneer die vorming van die sake van enige eenhede moet gelei word deur die vereistes van die verenigde staat stelsel van rekordhouding. Die belangrikste bepalings word in GOST 51.141-98, die belangrikste dokumente van die Departement Archives of die Russiese regering stel, riglyne argief liggame, lyste van dokumentêre materiaal. Dit is noodsaaklik om te voldoen aan die bepalings van die stoor van dokumente en lêers. As 'n organisasie met 'n komplekse struktuur en baie funksies in elke afdeling en oor die organisasie uniform beginsels van organisering dokumente, vorming en kruip gevalle toe te pas. Daarom Nomenklatuur Departement sake personeel, kwaliteit diens, enige ander strukturele eenheid of die organisasie gevorm moet word met inagneming van die vereistes van normatiewe dokumente.

Op die eerste stap is om die kwessies en kategorieë van dokumente, wat die eenheid of organisasie Nomenklatuur gevalle moet die volgende insluit identifiseer. Ons moet voortgaan uit die behoefte om die volle bedrag van dokumentasie hoe om te skep en te ontvang dek. Wanneer jy sien die nuwe vrae nie gedek deur die naam, is dit nodig om toevoegings te maak. Vorm Sake naam moet tydige werk dit toelaat. Daarom, wanneer kruip sake moet die moontlikheid van nuwe indekse verskaf en sluit vervang voorheen toegeken indekse reeds gevorm gevalle. Verbygaande onafgehandelde sake na die volgende jaar reeks oorgedra vanaf die behoud van die oorspronklike getal.

Titel van elke geval moet duidelik wees en ten volle openbaar gemaak om die samestelling van die saak en die inhoud van die dokumente wat in hierdie gids geplaas. Op 'n gids moet gespesifiseer indeks en die raklewe van die geval. Konsolidasie van gevalle is uitgevoer op die basis van die nominale, byvoorbeeld, bestellings, protokolle, instruksies en so aan. Gevalle kan ingestel word in detail, byvoorbeeld, korrespondensie met 'n sekere verslaggewer, korrespondensie vir die verskaffing van grondstowwe, korrespondensie met verslaggewers, gekombineer op 'n territoriale basis, en so aan.

Wanneer groepering dokumente moet aandag gee aan die bepalings van hul stoor. Kan nie gekombineer word in een geval dokumente van tydelike en permanente stoor of verskillende tydperke stoor. Dit word nie toegelaat in die konsep-ooreenkoms te sluit, irrelevant dokumente of afskrifte opsies vermenigvuldig. In die vorming van sake moet nagegaan word in die teenwoordigheid van almal dokument handtekeninge en behoorlike klaring.

Kruip sake en die volgorde van prioriteit moet gemaak word in volgorde van belangrikheid. Die eerste skets die belangrikste dokumente (bestellings, regulasies of ander administratiewe dokumente). Die naam van sake moet indekse en opskrifte van sake, die terme en voorwaardes van die stoor, sodat ontruiming bevat. Die omvang van die gevalle deur die gevestigde orde in die organisasie goedgekeur en met die ooreengekome beampte van die Staat Argief van die streek. Aan die einde van die jaar in die naam, uitgereik finale rekord toon die aantal gevalle wat gedurende die jaar in elke kategorie is geopen. Indiening van gevalle van permanente argivering of beskikking van die stoor gevalle tydelike (by volwassenheid) geskied volgens die gevestigde deur die onderrig op kantoor-werk van die organisasie reg.