Reëls van sake korrespondensie per e-pos. Sakebrief: monster. Hoe om 'n e-pos stuur

Oor die afgelope tien jaar, het sake korrespondensie per e-pos geweldige gewildheid verwerf en is een van die belangrikste metodes van korporatiewe kommunikasie. Vandag is dit moeilik om 'n persoon wat sou in die praktyk interpersoonlike kommunikasie nie sou gebruik e-pos te vind. Ten spyte hiervan, is baie mense vandag wonder hoe om 'n e-pos te stuur sodat al die reëls is gevolg? Soos met die hulp van bekwame letters vorm die ontvanger 'n goeie indruk oor die sender?

In hierdie artikel word die reëls van sake korrespondensie per e-pos, en praktiese raad in hierdie artikel om te help leer die behoorlike korporatiewe kommunikasie in die voorbereiding van e-posse.

Baie begin hul werksdag net om die posbus vir nuwe boodskappe te sien. Maar, ongelukkig, ten spyte van die voorkoms van hierdie metode van die uitruil van inligting, baie mense weet nie hoe om die taal van besigheid korrespondensie behoorlik gebruik, neem e-posse vir 'n informele manier om te kommunikeer.

As gevolg van die spoed van lewering van e-pos dit fasiliteer die uitruil van belangrike amptelike dokumente, vorms, aansoeke, maar hier mense foute maak wanneer die stuur van e-pos. Baie dikwels gebeur dit dat in die voorbereiding van 'n e-pos ruil met enige lêers Ontvanger vir enige redes voer die meegaande essays uit nie en pas nie die tema, wat die werk van ontvangers kan bemoeilik. hoe om 'n e-pos te stuur, en om al die reëls van sake-geskrewe kommunikasie in ag te neem deur middel van e-pos: Die doel van hierdie artikel om die vraag te beantwoord?

By die samestelling van die e-pos moet ingevul word al die velde

Reëls van sake korrespondensie per e-pos vereis dat die sender in al die velde wat in die e-pos, soos die adres en die naam van die ontvanger en sender in te vul. Dit moet noodwendig beskryf word as 'n tema wat kortliks beskryf die essensie van die brief aan. Baie dikwels korrek beskryf deur die tema van die lot 'n brief en spoed om die daarin uiteengesit probleem op te los. Besigheid e-pos moet begin met 'n groet - hierdie eenvoudige uitdrukking van respek vir die ontvanger is baie belangrik vir alle korrespondensie. Na die groet gevolg moet word deur die teks, wat genoem word "die liggaam van die brief," en op die ou end het 'n handtekening, byvoorbeeld, "Beste groete, Brice Peter Ivanovich."

Groet in besigheid korrespondensie

Op die oomblik is moet ons verder verskerp sy fokus, as 'n gebaar van respek is baie belangrik in elke aspek van die besigheid kommunikasie. Optimale groet frase is "Goeie môre" of "Hello." Besigheid korrespondensie per e-pos sender perke in die gebruik van die term "Goeie middag" of "Goeie môre", as die ontvanger die brief lank nadat sy ontvangs kan lees. Dit is ook nie korrek om te gebruik in 'n groet volksmond uitdrukkings wat in informele gesprek.

Na die verwelkoming woorde of frases moet aangewend word om die ontvanger by die naam en patronymicum, asof die naam van die sender is onbekend, hierdie punt kan oorgeslaan word. Na die verwelkoming toespraak kan aanbeweeg na die aanbieding van die brief teiken.

Aanhegsels in besigheid korrespondensie per e-pos

As die hoofdoel van die skryf nie net die storie en die aanbieding van die onderwerp nie, maar ook die administrasie van die lêer geskryf word, is dit die beste om te hou by voorwerpe in die eerste plek te stuur. Dit gebeur dikwels dat baie verladers, as gevolg van nalatigheid, waarin die essensie van die vraag in die teks van die brief, vergeet om die nodige belegging heg. Hierdie nalatigheid kan 'n nadelige invloed op die besigheid reputasie van die besigheid van die sender.

E-pos moet herkenbaar en saaklik wees

besigheid korrespondensie per e-pos reëls vereis dat die aanbring van 'n herkenbare e-pos Naam ontwil wat die korrekte inligting oor die naam van die sender se moet dra nie. Baie bondige en nie kyk dom, amptelike briewe en doen 'n beroep, wanneer die elektroniese adres aangedui informele uitdrukkings of woorde, byvoorbeeld e-pos «limon_petya». Dit lyk baie onwaardige vir 'n volwassene. Vir besigheid korrespondensie is beter om 'n aparte e-pos adres te skep en kyk na die etiket van besigheid korrespondensie per e-pos.

Die gebruik van die vinnige funksie Antwoord (Response) op die reaksie voorheen ontvang briewe

Antwoord funksie of Response (in verkorte vorm dit lyk :) Re 'n vinnige manier om te reageer op vorige gestuur word vir die aanbring van die boodskap help die gebruiker. Hierdie funksie het ook 'n universele toepassing op die vorige gesprek met die persoon lees op 'n gegewe onderwerp. Maar die reëls van sake korrespondensie per e-pos vereis dat die aanbring van die onderwerp van besigheid skryf hernoem, indien ten tyde van korrespondensie bespreking verander.

Voordat 'n besigheid brief moet proeflees vir spelling en punktuasie

E-pos maak dit maklik om inligting uit te ruil, maar besigheid korrespondensie moet nie die reëls van die Russiese taal afskeep, soos toegelaat sorgelose fout kan beïnvloed die geloofwaardigheid van die sender. Voordat jy 'n e-pos te stuur, moet jy die teks 'n paar keer sien en deeglik na te gaan vir ofograficheskih en leestekenfoute. Baie e-pos kliënte het 'n speltoets funksie, sodat jy moet aandag gee aan die woorde in rooi onderstreep. As jy twyfel van die korrekte spelling, moet jy die hulp van die Internet te soek of die spelling met behulp van die spelling woordeboek.

geadresseerde veld moet ingevul word in die laaste beurt

Om te verhoed dat die stuur van onvoltooide of ongeredigeerde letters van die bestemming adres van 'n besigheid brief moet in die Nick van die tyd voltooi word voordat. Hierdie reël is ook ingesluit in die basiese beginsels van die besigheid korrespondensie per e-pos. Dit gebeur dat wanneer die invul van die velde bestemmings e-pos aan 'n lys van wat voorheen gebruik is deur die ontvanger aan te bied, dit ook moet hul fokus ten einde nie 'n besigheid brief deur die geadresseerde getrek verkeerdelik stuur slyp.

Strukturering van 'n sakebrief

Teks strukturering reëls geld nie net op papier nie, maar ook om die reëls van sake korrespondensie per e-pos. Dit is nie altyd maklik om die ontvanger van groot hoeveelhede van sms-boodskappe op die skerm lees. Om hierdie punt te vereenvoudig moet wees om te breek die teks om logies gevorm klein paragrawe en vermy die skryf van sakebriewe gesofistikeerde teks voorstelle. Die optimale lengte van 'n enkele sin in 'n besigheid brief moet nie meer as vyftien woorde wees.

Die essensie van 'n besigheid brief moet voorsien word op die meriete

In bykomend tot hierdie tema van 'n sakebrief, moet 'n ontvanger interesseer en duidelik geformuleerde die eerste en die tweede sin van die hoof teks. taak sender se werk is om aan te bied aan die begin van die skryf van die probleem of kwessie waarop hy spreek die ontvanger. In die eerste sin, moet dit aangewese doel van wat 'n besigheid brief gestuur. Monster: "Ons inlig dat die terme van die aanspreeklikheid ingevolge die kontrak №45 van 2017/02/01," Op sit grootmaat materiaal "kom tot 'n einde. Om die kontrak te verleng, moet jy 'n tweede pakket van dokumente in te dien. " Te danke aan die aangewese teiken ontvanger in staat is om die hoofgedagte van 'n sakebrief begryp. As letters is te groot teks, is dit beter om die fasiliteit van die bevestiging van 'n funksie van die belegging in die vorm van 'n teks dokument maak, maar met 'n tekskassie moet gelaat word om die meegaande opstel wat 'n besigheid brief verlig. Monster: "Ek stuur jou na 'n elektroniese kopie van die brief van voer" Mac-operasie ". Rig asseblief u besluit in te lig oor die uitbreiding van die kontrak №45 van 2017/02/01, "Op sit grootmaat materiaal" in 'n brief aan die sperdatum. "

Vir elke besigheid e-pos beantwoord moet word

Daar is negatiewe voorbeelde van sake korrespondensie, die ontvanger ignoreer die sakebrief, om watter redes. Soms kan dit eintlik gevalle waar die antwoord nie gegee kan word as gevolg van sekere situasies, byvoorbeeld, kan die oplossing term om die probleem 'n paar dae neem of ontvanger is in denke en kan nie onmiddellik die vraag te beantwoord. In hierdie geval, 'n kort kommentaar oor die saak, byvoorbeeld, "Hallo, Peter Ivanovich gegee moet word. Ek het jou brief ontvang, maar vind vandag is dit moeilik om te antwoord, want ek het om te konsulteer met meerderes. Ek sal jou probleem te rapporteer aan die Direkteur-generaal van ons maatskappy en sal 'n amptelike reaksie teen die einde van die week te gee. Die uwe, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Dit is die moeite werd om te onthou dat indien geen reaksie binne drie werksdae gegee, die feit dat die stilte van die ontvanger sakebrief kan geskat word as die verwaarlosing of weiering om te kommunikeer met die sender.

In die opstel van die reaksie brief moet al die vrae wat geopper word beantwoord

As die brief is gerig aan 'n ontvanger sal die karakter bevraagteken, by die opstel van die brief moet antwoorde op die vrae na die prioritisering, wat teenwoordig is in die gevolglike teks van die sakebrief is voorsien. As vrae gevra, die sender verwag om spesifieke antwoorde ontvang. In die opstel van die brief antwoorde wat jy moet nie getel word, moet jy net om gedagtes uit te druk ten einde. Om al hierdie vrae te beantwoord, moet jy eers weer lees 'n paar keer het 'n besigheid brief, en as daar te veel vrae, is dit die beste om dit afsonderlik te skryf, om te verhoed dat ontbreek. As jy 'n antwoord op 'n paar van hierdie vrae nie kan voorsien, is dit nodig om daarop te wys dat op die oomblik, om watter redes, die antwoord kan nie gegee word.

Moenie misbruik die akronieme, emosionele ontwerp en kapitaliseer

Daar is negatiewe voorbeelde van sake korrespondensie, waar dit verdun senders, met behulp van informele tekens in die vorm van glimlag. Die gebruik daarvan is gewild by die sosiale netwerk, maar besigheid korrespondensie reëls nie so vertoon van emosie verwelkom, want die ontvanger hul werklike waarde nie kan weet, en aanvaar hulle as onverstaanbaar vir hom 'n stel van punktuasie foute.

Dit is ook die moeite werd om op te gee die skryf van die teks in hoofletters. Op die Internet 'n stel van woorde in hoofletters geskryf staan bekend as "skree frases" en so frases dra dikwels 'n negatiewe kleur. Ontvanger lees elektroniese besigheid brief kan beskou word as 'n negatiewe teken wat nadelig is vir die persepsie van betekenis sal wees. In die geval dat 'n besigheid brief nodig is om te beklemtoon die belangrikheid van 'n punt, 'n beter gebruik van inleidende sinne, byvoorbeeld, "Neem asseblief kennis dat jy nodig het om 'n pakket van dokumente vir die uitbreiding van die kontrak nie later nie as 2017/10/02 jaar voorsien," of "Neem asseblief kennis dat die dokumente die uitbreiding van die kontrak moet voor 2017/10/02 jaar ingedien word. "

Dit is nie nodig om vertroulike inligting te stuur via e-pos

Om persoonlike of vertroulike inligting oordra is beter om e-pos rekeninge te laat vaar, want daar is 'n risiko van onderskepping deur hackers inligting te gebruik vir hul eie doeleindes. Sodanige inligting kan die volgende insluit: telefoonnommers, wagwoorde van kredietkaarte, persoonlike bankrekeninge, ens Dit is belangrik om te onthou dat die inligting word gestoor op die bediener pos aan die agent en in die geval van inbraak gesteel kan word ...

Die brief moet noodwendig die handtekening van die sender word

Soos vroeër genoem, moet elke gestuur e-pos gestalte handtekening bevat. Dikwels mailboxen ontwikkelaars het die handtekening blok, waarin jy jou data op die posisie, naam en kontakbesonderhede telefoonnommer kan betree. Daarna sal die eenheid outomaties vertoon word aan die einde van elke e-pos wat die tik sal vereenvoudig. Dit is belangrik om 'n handtekening wat die ontvanger in staat was om te antwoord met die letter van die korrekte adres van die sender te skep. 'N Voorbeeld van 'n handtekening kan lyk soos volg: "Die uwe, hoof van verkope Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000."

Gevolgtrekkings, moet daarop gelet word dat, ten einde te verstaan hoe om sake korrespondensie voer per e-pos, dit is nie nodig om addisionele en komplekse elemente te ontwikkel. Dit moet net vashou aan die basiese reëls van etiket en respek vir die reëls van die Russiese taal.