Ondersoek van die waarde van dokumente

Die aktiwiteit van enige onderneming is hoofsaaklik verbind met die vorming van 'n groot aantal dokumente, anders in inhoud en aard. Maar nie alle dokumentasie is waardevol nie. Sommige kan 'n bron word vir die bestudering van ekonomiese, kulturele en politieke lewe, omdat hulle waardevolle inligting dra. Ander dokumente het 'n noue praktiese belang. Gevolglik kan die rol van alle dokumente nie as dieselfde beskou word nie. Die hooftaak van die eksamen is om die dokumentasie van historiese waarde te bepaal en dit vir stoor te kies. Waarde word bepaal deur die inligtingsvermoë van dokumente weens wetenskaplike, historiese, ekonomiese, sosiale, kulturele of politieke betekenis.

Ondersoek van die waarde van dokumente - die identifikasie van die sosio-kulturele, wetenskaplike en historiese waarde van die dokument en die praktiese betekenis daarvan op grond van beginsels en kriteria van waarde vir seleksie vir berging en vasstelling van bergingsterme.

Ondersoek van dokumente word as 'n reël uitgevoer deur 'n spesiale kundige kommissie wat by die onderneming gevestig is. Die kommissie is geskep uit meer gekwalifiseerde werknemers volgens die bevel van die hoof van die organisasie wat bestaan uit vier of vyf mense. Verpligte lede van die kommissie is die hoofrekenmeester, die hoof van die argief en die hoof van die dokumentasie-afdeling.

In die proses van werk is die kommissie gegrond op die beginsels wat ontwikkel is deur die praktyk en die teorie van argiefbesigheid. Dit is die beginsels van volledigheid, historisme, sosio-politieke neutraliteit en kompleksiteit.

Met inagneming van hierdie beginsels is kriteria vir die ondersoek van die dokument ontwikkel. Kriteria is 'n stel eienskappe wat die dokumentasie moet ooreenstem. Tans is daar 3 hoofgroepe kriteria om die waarde van data te bepaal:

1. die oorsprong;

2. inhoud;

3. Eksterne eienskappe.

Die kriteria groep vir die oorsprong van die dokument sluit die volgende parameters in:

1. Betekenis van die persoon of instelling wat die dokumentasie geskep het. Hoe belangriker sy rol in die nasionale ekonomie, die stelsel van staatsadministrasie, wetenskap, kultuur en ander takke, hoe meer waardevol sal die data wees.

2. Plek en tyd van die vorming van dokumente. Belangrike inligting word aangeteken, gelyktydig aangeteken met die beskryf gebeurtenis of kort daarna. Daarbenewens sal die inligting belangriker wees as dit vasgestel word op dieselfde plek waar die gebeurtenis plaasgevind het.

3. Die intensiteit van dokumentasie. Inligting sal al hoe meer waardevol wees, hoe minder publikasies daar is.

Dus, die ondersoek van die waarde van dokumente is daarop gemik om daardie dokumente te identifiseer wat die geskiedenis van die openbare lewe of 'n bepaalde organisasie op kritieke oomblikke weerspieël.

Die inhoudskriteria sluit die volgende hoofparameters in:

1. Belangrikheid van inligting. Dokumente wat unieke inligting bevat, sal 'n groot evaluering in die eksamen ontvang.

2. Soorte dokumente. In die proses van werk moet voorkeur gegee word aan dokumente wat ontwerp is om die belangrikste aspekte van die organisasie se aktiwiteite en die lewe van die samelewing op te teken.

3. Herhaal die inligting. Inligting sal des te meer waardevol wees, hoe minder dikwels dit voorkom.

Kriteria vir eksterne kenmerke sluit in:

1. Echtheid van dokumente. Ondersoek van die waarde van dokumente is ook nodig om die egtheid van inligting te evalueer. In die geval dat 'n afskrif geëvalueer word, moet dit behoorlik uitgereik en gesertifiseer word.

2. Regskrag van die dokumentasie. Van groot belang in die proses van rekordhouding, soos reeds genoem, is die korrekte uitvoering van dokumentasie.

3. Die mate van veiligheid van die dokumentasie.

4. Artistieke kenmerke.

Hierdie kriteria word as voorwaardelik beskou. Ondersoek na die waarde van dokumente kan ander kriteria insluit, afhangende van die doelstellings en spesifieke kenmerke van die onderneming.