Die behoefte aan dokumentêre bewyse van besluite wat nodig is gemaak in situasies waar hulle gesamentlik geneem word. Die meeste dikwels na die verloop van die gebeure word gebruik hierdie soort opname data as die protokol op te los.
Die woord "protokol" het verskeie betekenisse - dit geïnstalleer kan word en prosedures in 'n sekere situasie, en 'n amptelike dokument wat die volgorde data behoorlik ontwerp tydens die bespreking, debat en besluitneming op vergaderings, konferensies en vergaderings. Wees asseblief bewus daarvan dat hy 'n paar vorms wat verskil in hul doel. Notule van die vergadering van huurders is 'n dokument van 'n ietwat ander kategorie as, byvoorbeeld, die verslag van die ondersoekbeampte owerhede of ander toesighoudende gesag.
Ontmoet van permanente / tydelike kollegiale gemeenskap (komitee vergadering van aandeelhouers, huurders, direksie) onderhewig aan verpligte dokumentasie. Afhangende van die maatreëls wat deur die voorsitter van die organisasie of groep besluit, kan notule van die vergadering gehou word ten volle (deeglike rekord van toesprake, debatte, vrae en antwoorde) of verkorte vorm. As 'n reël, tydens die sekretaris van die sessie of ander verantwoordelike persoon hou 'n rekord van alles wat gebeur, versamel verwante materiaal wat aan deelnemers, en dan bring hulle in 'n enkele dokument.
Met betrekking tot die vereistes van die amptelike papier, wat hulle geklassifiseer word in die staat standaarde vir die korrekte beleid. Byvoorbeeld, in die notule van die vergadering van eienaars of huurders van verteenwoordigers van ander groepe en organisasies, bykomend tot die naam van die dokument en die organisasie, die datum van die gebeurtenis en die agenda moet aangedui data van die voorsitter, sekretaris, en die bywoning van partye.
'N Opsomming van die inligting skema is soos volg: Speel - gemaak (en) - besliste / ingestem. Die akkuraatheid van die datastel is geparafeer handtekening van die voorsitter en die sekretaris. As dit nodig is, kan die deelnemers aan die vergadering verkry as 'n volledige afskrif van die notule, sowel as 'n uittreksel uit 'n deel van dit.
Sommige van die nuanses van die inligting data is 'n dokument wat die kollektiewe bevolking vir vergaderings weerspieël, bly in 'n woonstel geboue. In hierdie geval, die protokol huiseienaars vergadering is om seker te maak die data op die vorm van die gebeurtenis (die werklike versameling van mense of afwesige stemme op die agenda), die werklike adres en die gebied van gesê losstaande voorwerp, die aantal mense teenwoordig is en stem wat aan hulle behoort.
Daarbenewens het die verpligte toepassing van die dokument is 'n lys van vanne van deelnemers (of hul verteenwoordigers), met die aantal van die woonstelle, in die besit. As die mening van die inwoners in absentia ontvang, in die addisionele lys moet gespesifiseer nie net op die menslike data, maar ook sy besluite oor alle aangeleenthede op die agenda. Ook, moet dit ook inligting oor die dokument, die reg van eienaarskap of besit van 'n spesifieke plek in 'n deel van die huis bevestig, sowel as die wil van elke burger vir die items wat in die agenda van duidelike en aanvaar vorms (stem, verskil, onthou). Net onder hierdie voorwaarde sal die inwoners ontmoet minute geldig wees.