Tipes naam van sake, hul eienskappe en doel

Organisasie van effektiewe bestuur van dokumente by die onderneming is onmoontlik sonder die skepping van gepaste voorwaardes vir dit. или на бумажных носителях. Een van hulle tree op as die naam van sake in elektroniese vorm of op papier. As die spesialis, wie se aktiwiteite is wat verband hou met die dokumente, vra: "Wat is die aard van die naam van sake", - dit moet hulle akkuraat te bel. Die feit dat sodanige werknemers is verplig om die klassifikasie om hulself vinnig oriënteer in verskeidenheid dokumentasie weet.

Die omvang van die gevalle: konsep, tipes, inhoud, waarde

Voordat die beskrywing van die orde van die skepping, te verstaan die terminologie. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Tipes gevalle naam is kategorieë ontwikkel in die voorgeskrewe vorm van sistematiese lyste van name van komplekse dokumente wat deur die maatskappy gedurende sy aktiwiteite, wat die tydperke stoor. Hulle is nodig vir 'n vinnige soek na die nodige handelinge. die spoed van die transaksies sal afhang van die omvang van die gehalte. Die lyste wat gebruik word om te versprei en Groep tree in werking gestel in die gids, veilige indexatie gestig behoud periodes. Hulle bied 'n verwysing lêer skepping en dien as 'n bron van rekeningkundige inligting. , как типовая, примерная, индивидуальная. In die praktyk, hierdie tipe van nomenklatuur gebruik werke soos 'n tipiese, voorbeeldige individu. Die maatskappy is verplig om onafhanklik ontwikkel 'n lys met inagneming van die besonderhede van hul aktiwiteite.

vereistes

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Gegewe die omvang van tipes gevalle, hul eienskappe en doel, regulasies definieer die reëls wat gebruik word in hul samestelling. volg tydens die vorming van die lyste:

1. Neem waar die eenheid van benaderings tot rekeningkunde, beskryf, te organiseer, te soek, en stoor dokumente.
2. Gebruik kruip. Dit bied wysigings, veranderings en toevoegings tot die relevante afdelings van die lyste.
3. Beheer stabiliteit indekse.

algemene kenmerke

, указанные выше. Laat ons kortliks die doel en die verskeidenheid van vorme van bogenoemde gevalle te ondersoek. Individuele lyste ontwikkel vir 'n spesifieke organisasie. Hulle weerspieël die dokumentasie wat gebruik word vir alledaagse sy aktiwiteite. In dieselfde bedryf is geneig om maatskappye wat dieselfde tipe handelinge gebruik te betrek. номенклатуры дел. Vir hul eenwording en groepe met behulp van standaard naam en oor e sake. Laasgenoemde het 'n aanbeveling. дел являются обязательными. Tipiese gevalle nomenclaturen is verpligtend. Hulle word gewoonlik geïnstalleer met 'n uniform indeks vir maatskappye in die bedryf (stelsel). Tipiese en voorbeeldige naam saamgestel ouer organisasies. Hulle dien as 'n basis vir die vorming van individuele inskrywings vir spesifieke besighede. Hulle het op sy beurt, onderhewig aan ooreenkoms met die hoër strukture. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Tipes naam van sake en hul ontwerp is gelei deur gekwalifiseerde professionele persone. Hulle is aangetrokke tot voorraad en organisasie van die werk met hulle. Gevorm naam moet gekoördineer met die kantoor en argief sake.

belangrike faktor

Die naam van sake moet teenwoordig wees by elke onderneming, ongeag van die bestaan van 'n standaard of 'n inventaris. Vir die organisasie word beskou as optimale ontwikkeling van die gekonsolideerde dokument. подразделений. Dit sluit in alle soorte van naam van sake departemente. 'N Gekonsolideerde lys van ooreengekom met die toepaslike argief. Na sy goedkeuring, die leier in die strukturele eenhede oorgedra ontslag afdelings vir gebruik in hul werk.

Die besonderhede van voorbereiding

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Vir werknemers, die ontwikkeling van kontrolelyste, dit is belangrik om te weet nie net wat die verskillende tipes naam van sake, maar ook die samestelling, die aantal dokumente wat gebruik word in die onderneming. In sy aktiwiteite, kenners gebruik die posisie van die organisasie, huidige en verlede jaar se lys van dade, personeel, klassifikasie, voorraad, verwysing lêer en so aan. Die skema klassifikasie naam sal hoofsaaklik afhang van die struktuur van die onderneming. Groot belang en funksies wat die organisasie besef. In hierdie verband, as die klassifikasie kategorieë kan optree as interne verdeeldheid en bestuurstake.

tipes dokument

Die omvang van die gevalle moet die volgende insluit alle dade wat die aktiwiteite van die maatskappy weerspieël. Dokumente wat gebruik word deur die openbare verenigings is ingesluit in die lys van organisasies waarmee hulle geskape is. In die naam mag teenwoordig en onafgehandelde sake wat uit derde party maatskappye vir oplossings, verwysing lêer kom wees. Nie ingesluit in die lys van publikasies. Dit sluit in, onder andere, insluit besluite versamelings, bulletins, handleidings, verwysing tydskrifte, brosjures, tekens en so aan. Sluit nie die omvang van die alfabet en ander hulp materiaal, wat nie die hoofrigtings van die organisasie weerspieël.

Die algemene orde

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Die teks van die naam van gevalle neem die vorm van 'n lys van afdelings en onderafdelings van die klassifikasie skema. Terselfdertyd gespesifiseerde kop komplekse dokumente. Nodige inligting van die dokumente aangeteken in die vorm van state. Daarna word dit gebruik in die vorming van die projek item. Die lys kan verskyn in die vorm van 'n tabel. Byvoorbeeld:

Die naam van sake in die korrektiewe skool soort 8

Die bepaling van die taal vir onderskrifte

Dit is volgens gevestigde reëls uitgevoer. In die besonder, moet hulle:

1. In die algemene vorm akkuraat weerspieël die inhoud van die geval, die samestelling van dokumente wat daarin geplaas word, die spesies en funksionele accessory.
2. Sluit bindende elemente gerangskik in 'n duidelike volgorde:

• Naam van tipe of subtipe. Dit kan 'n korrespondensie log, bestellings, protokolle, en so aan.
• Naam van organisasie / strukturele eenheid. Daar sal inligting oor die ontwikkelaar / skrywer van die dokument bevat.
• Naam van die maatskappy, wat aan gaan word of waaruit dit veronderstel is om handelinge wat in die geval geplaas te kry.
• Kort beskrywing van dokumente.
• Die naam van die gebied, wat verband hou met die inhoud van dade.
• Tydperk (datum), waartoe die dokumente word in die geval. Dit bied ook inligting oor die beskikbaarheid van afskrifte.

Tree op een kwessie

In die formulering van die titels van gevalle waarin daar so vraestelle, as hulle nie uitvoering volgorde, die woord "dokumente" te betrek, en aan die einde (in hakies) dui hul hooftipes. Dit mag wees dat die verslae, planne, ens Die formulering kan byvoorbeeld soos volg :. "Dokumente op seminare oor argiewe by die onderneming (lys van aanbevole onderrig publikasies, lyste)."

korrespondensie

Opskrifte gevalle waarin dit vervat is, sluit die gepaste term. Na die woord "korrespondensie" dui op watter kwessie en van wie dit gedoen is. In die titel van die gevalle waarin daar briewe homogene korrespondente, is hulle name nie gegee nie. In plaas daarvan, hulle dui op 'n algemene spesies. Die bewoording, byvoorbeeld, kan dit wees: "Korrespondensie met takke op jaarlikse verslagdoening en beplanning van die organisasie se." As daar letters in diverse korrespondente, is hulle ook nie gelys. In hierdie geval, dui net die onderwerp van kommunikasie. Byvoorbeeld: ". Korrespondensie in verband met die aanpassing van die personeel" Die naam van 'n spesifieke korrespondent dui net terwyl dit in werklikheid slegs letters om hom en van hom.

Dokumente wat verband hou met 'n spesifieke lokaliteit

As dinge gevorm word uit sulke dade, die titels is gespesifiseerde name van die ooreenstemmende administratiewe-territoriale eenhede. Dit moet in ag neem 'n aantal nuanses:

1. As die inhoud van die stel dokumente sluit verskeie homogene gebiede, is hul spesifieke name nie genoem. In hierdie geval, gegewe hul algehele model naam. Die bewoording kan wees: "Dokumente oor die organisasie van interaksie van Hoofde van Verdediging om terrorisme te bestry."
2. As die inhoud word in verband met een van die administratiewe-territoriale eenheid, sy naam aangedui in die kop.

Daarbenewens

In die kop gevalle, wat beplanning dokumente sal insluit / state sluit inligting oor die tydperk waarvoor hulle saamgestel. Dit kan 'n kwart of jaar, half-jaar wees. Die titels van die gevalle gebruik word om homogene dokumente op te som, is die laaste naam aangedui in die meervoud. Byvoorbeeld: "Bestellings op die bevordering van werknemers van die organisasie."

skep volumes

In gevalle waar dit word aanvaar dat dit sal bestaan uit verskeie dele (byvoorbeeld, met 'n beduidende bedrag van dokumentasie), eerste geformuleer 'n gemeenskaplike kop, en dan (indien nodig) - die naam vir sy dele. Die laaste uitgevoer update funksie. Byvoorbeeld: "Memo vir 2015", "Deel 1. Memo vir die 1ste helfte van 2015". In die loop van die vorming en opruiming komplekse kop kan gespesifiseer word dokumente. Op dieselfde tyd wat dit verbied die insluiting in hulle vaartbelynde, nie-spesifieke bewoording. In die besonder, is dit nie toegelaat word om sulke woorde te gebruik as "anders", "algemene korrespondensie" en so aan. Dit word aanbeveel om die gebruik van ingewikkelde draaie en inleidende woorde vermy.

vaartbelyning

Dit kan gedoen word op twee maniere:

1. Tydens die vorming van die naam van die hele organisasie aan die bokant van die lys verduur nuus op besigheid, insluitende organisatoriese en administratiewe handelinge. Volgende, in dalende volgorde van hul belangrikheid om die name van die ander kategorieë (kontraktuele, beplanning en verslagdoening, ens) aan te dui. Konsolidasie van gevalle in die verdeling struktuur, sowel as die opdrag van die laaste name moet gebaseer wees op spesifieke en funksionele verhouding dade binne hulle.
2. In die vorming van 'n gekonsolideerde lys van die name van die artikels sal optree direk name afdelings op grond waarvan dit gemaak klassifikasie skemas. Die name word in ooreenstemming met die personeel.

definisie van terme

Pre-set tydperk is nodig om die organisasie van gereelde monitering van die implementering daarvan, tydige aanpassing van die stoor modes verseker. Byvoorbeeld, kan die tyd wissel van tydelike om permanente, as daar redes hiervoor. Die voorgeskrewe tydperk sal wees in ooreenstemming met die data model (departementele) die lys van dokumente wat geskep is tydens die operasie van die onderneming. Indien so 'n lys is nie beskikbaar, gebruik die benaderde / tipiese naam. Bepaling van behoud periodes kan ook in koördinasie word gedra met die bevoegde owerhede van die Federale Argief.

toeken indekse

Dit is vir operasionele en foutloos identifikasie van gevalle en dokumente ingesluit in hulle gedra. Indeks verteenwoordig 'n simbool gevorm met Arabiese syfers. Dit mag kode afdeling sluit met die toevoeging van 'n reeksnommer van die geval (met 'n koppelteken). Byvoorbeeld, is die rekeningkundige departement toegeken Kode 05. As 'n dokument, die opening artikel van die jaarverslag advokate. Gevolglik is die geval met die daad, as 'n deel van die gekonsolideerde lys is indeks 05-01.