Geheim rekords bestuur: organisasie en bestuur reëls

Van nou af, die geheim rekordhouding - nie net die prerogatief van openbare owerhede. Dokumente vandag gestempel geheim het byna elke groot kommersiële organisasie. In hierdie artikel sal jy leer alles oor die behoorlike uitvoering van geheime dokumente.

Die idee van geheimhouding in papierwerk

Enige arbeid aktiwiteit, een of ander manier verband hou met die geheime of vertroulike dokumente, hou altyd 'n baie probleme, probleme en risiko's. Wat is die rede? Daar is baie redes, waaronder die belangrikste een is banale onvermoë om bekwaam te werk met papiere, geklee in geheimhouding.

Om mee te begin sal dit nodig wees om vas te stel wat al is 'n raaisel. Die geheim het verskeie betekenisse. Het in ag te neem die mees algemene definisie, moet die konsep geïnterpreteer word as 'n soort van inligting wat beskikbaar is slegs 'n beperkte aantal gesig. Die geheim is om nie te openbaar gemaak word, dit moet geheim gehou word. As 'n reël, is die geheim gou verloor, en die inligting beskikbaar gestel aan groot getalle mense. Gevolglik het die organisasie van geheime verrigtinge word onnodig.

geheimhouding

Op die oomblik is, die geheimhouding het verskeie basiese tipes. As ons praat oor 'n geheim kantoor werk, een of ander manier verband hou met die sake van die staat, is al die dokumente verdeel in drie hooftipes:

• besondere belang;
• Top Secret;
• amptelike gebruik.

Hierdie klassifikasie is vasgestel deur 'n spesiale Federal Law van 21 Julie 1993 "Op staat. Secrets". Wat is elk van aasvoëls bo?

Geklassifiseer as "spesiale belang" verteenwoordig die hoogste graad van geheimhouding. Natuurlik, kan so 'n status ver van elke dokument te kry. Byvoorbeeld, kan 'n beduidende skade aan die staat of enige groep mense toegepas word in die geval van spesiale belang nek opening. Dit is waarom die beskerming van hierdie soort van relevante dokumente.

Geklassifiseer as "Top Secret" is ook aan dokumente met 'n soort van staatsgeheim. Streng regulering wanneer die hantering van hierdie soort van vraestelle in hierdie geval is die kenmerk.

Gestempel "amptelike gebruik" nie 'n hoë-sekuriteit dokumente egter die gebruik daarvan erg beperk. Hierdie soort geheime papierwerk geïnstalleer, gewoonlik in kommersiële strukture.

Die einde van klassifikasie

Die prosedure vir die klassifikasie van al die wet bepaal ook 'n toestand. geheim bogenoemde. Volgens hierdie dokument, in die geheim, onderhewig aan die staat, kan die volgende insluit:

• Inligting oor die militêre sfeer;
• inligting oor die ekonomie, ingenieurswese of wetenskap;
• oor buitelandse beleid of ekonomiese sfere van inligting;
• inligting oor contraspionage, operasionele en ondersoekende aktiwiteit van die anti-terreur beleid, en so aan. d.

Hoe dokumente aan geheim gehou word? Die belangrikste ding om daarop te let is die teenwoordigheid van spesiaal gemagtigde kenners. Individue met spesifieke kundigheid werk om veilige bewaring van sekere sekuriteite te ontwikkel. Dit kies die mees geskikte sekuriteit klassifikasie, in ooreenstemming met wat daar is verdere werk. Trouens, die geheim rekordhouding - 'n groot gebied met sy werknemers en bestuurders.

Stelsel bepaling beginsel van geheimhouding

Vir die mees bekwame bepaling van die graad van privaatheid moet van tyd tot tyd toegepas spesiale beginsels. Die volgende bespreking fokus op die definisie van 'n raaisel in die papierwerk - op beginsels stelsel. Wat is dit?

Die belangrikste kenmerk van die stelsel benadering - spesiale aandag aan die probleem te klassifiseer as 'n geheel. Die belangrikste funksie is om die twee wedersyds beïnvloed tendense te hou: aan die een kant, om die verspreiding van belangrike inligting te voorkom; aan die ander kant - aan massa klassifikasie en gevolglike probleme te voorkom.

Hoe hou die geheim van die kantoor? Daar is twee hoof meganismes: oordrewe en understatement van geheimhouding. Oordrewe vernou aansienlik die moontlikheid om die nodige inligting uit te ruil, vermindering verswak die proses.

ander beginsels

Wat ander beginsels en reëls van die geheime verrigtinge kan onderskei word? In bykomend tot die stelsels, is dit opmerklik ook objektiwiteit. Wat is die punt? As jy 'n kort beskrywing te gee, dan klink dit soos volg: wanneer die hantering van geheime dokumente kan nie gelei word deur alle vorme van subjektiewe menings en aannames. Daar moet 'n sekere stel reëls wees, waarvolgens, en sal al die nodige maatreëls ontwikkel word.

Die beginsel van optimalisering - is 'n ander noodsaaklike element van die geheime kantoor. Sy algemene strekking is dat die minste hoeveelheid data in geklassifiseerde dokumente - is die beste en optimale oplossing. Surplus inligting sal slegs versteur die nodige vlak van sekuriteit.

periodieke inspeksie beginsel is konstante monitering van die geheime dokumente.

Op Wysigings aan die geheime dokumente

Soos reeds genoem, is die graad van geheimhouding van 'n dokument bepaal volgens 'n spesifieke lys van data. Na die klassifikasie van die dokumente sal geklassifiseer word en gestuur word aan die stoor. Is dit moontlik om veranderinge aan hierdie dokumente te maak?

Instruksies geheime kantoor werk, wat die Federale wet sluit op die Staat. geheim, vasgestel 'n aantal objektiewe situasies en omstandighede waaronder dokumente is in verskillende grade, onderhewig aan hersiening. Dit moet egter daarop gelet word, dat die sperdatum vir deklassifikasie of verandering dokumente moet nie meer as 30 jaar. Uitsondering - die besluit van 'n spesiale interdepartementele kommissie. Soos in die geval met 'n klassifisering, werk om te verwyder of te verminder die geheimhouding spesiale gemagtig deur die groep van persone gemaak.

Vernietiging van vertroulike dokumente

Die besluit oor die vernietiging van 'n geheime dokument is afhanklik van die opgelê op hom geheimhouding. As die nek met 'n punt van besondere belang of top geheime enige vrae los weer die interdepartementele kommissie. As dit 'n handelsgeheim, die geheime dokumente van 'n entiteit, is dit nodig om 'n spesiale kommissie van kundiges en bestuurders te belê. Dit sal organisatoriese aangeleenthede aan te spreek en die bestuur moet toestemming gee.

Die vernietiging proses plaasvind, gewoonlik bestaande uit drie of meer mense. Papier vernietig met die hulp van spesiale masjiene - papier omskakeling masjiene. Moet 'n punt in die registrasievorms dra, spesifiseer die rekeningkundige dokumentasie. Dit moet ook op gelet word dat die vernietiging van vertroulike dokumente moet gedoen word in parallel met die afskaffing van interne inventaris.

Reëls van private kantoor

Die volgende bespreking fokus op die geheime dokumente van maatskappye of ander kommersiële entiteite. By die werk met geheime dokumente moet 'n paar basiese reëls en vereistes te oorweeg. Dit is die moeite werd om die belangrikste punte na vore te bring:

• jy moet voldoen aan streng beheer oor die toegang van ongemagtigde persone om die dokumente. Ons praat oor die personeel. So, moet die sekuriteit ingestel word deur 'n wag of sekuriteit diens.
• Dit is nodig om die persone wat daarop geregtig is om te werk met geheime dokumente akkuraat te bepaal. Gevolglik moet hulle gee, en spesiale magte.
• 'n duidelike opdrag (memo) om te werk met geheime dokumente moet ontwikkel word. Alle verdere werk moet in streng in ooreenstemming met dit georganiseer word.
• Met werknemers moet openbaarmaking ooreenkoms van kommersiële en industriële geheime geneem word.
• Dit moet 'n permanente finansiële aansporings vir persone wat daarop geregtig om toegang tot geklassifiseerde dokumente. In die besonder, moet enige geheime kantoorwerk persoon onder die persoonlike leiding van beheer.

Dit is al wat die basiese reëls wat gevolg moet word wanneer daar met vertroulik of geheim dokumente.

Pligte van kundiges op geheime dokumente

Pligte van werknemers wat toegang tot geheime rekords bestuur het, by elke ander maatskappy. In elk geval, daar is nie so iets soos standaard instruksies vir die werk met geklassifiseerde dokumente. Maar dit is steeds moontlik om die mees algemene en 'n gemeenskaplike punte wat elke werknemer wat handel oor geheime dokumente moet in gedagte gehou word, te identifiseer. In die besonder, ons praat oor die feit dat:

• Die werknemer is persoonlik verantwoordelik vir die stoor, bewaring of verandering van dokumente.
• Die werknemer moet waaksaam, verantwoordelik en oplettend wees. Enige pogings deur ongemagtigde persone toegang tot die dokumentasie moet dadelik gestaak word.
• Die werknemer moet weet en voldoen aan die instruksies oor hoe om te werk met geheime dokumente.

Daarbenewens moet jy die feit dat die deskundige is verbode om te doen na vore te bring. Dit sluit in:

• Gepos deur enige ongemagtigde persone van geklassifiseerde inligting;
• verwydering, vervoer of te verander dokumente sonder die medewete van die bestuur;
• kennismaking met die dokumente oor sake wat nie onder die jurisdiksie van die werknemer val;
• vernietiging van dokumente sonder die medewete van die bestuur.

Voorkoms van geheime dokumente

Dit moet lei tot die mees algemene inligting oor wat behoort te lyk die voorblad van geheime dokumente. Byna enige geheime rekords bestuur departement konsolideer die volgende reëls:

• boonste regterkantste hoek - sekuriteit klassifikasie;
• AFC - inventaris getal,
• het dokumente gestempel perfekte geheimhouding moet die rooi lyn van die boonste regterkantste hoek wees;
• velle moet genommer wees en toegewerk draad.

Natuurlik, daar is baie ander vereistes vir hierdie tipe van sekuriteite. Maar bogenoemde oomblikke betrekking het op byna enige vorm van geheime dokumente.